19 Jun El ABC de la Organización
¿Desorden, ineficiencia, duplcidad de funciones, burocracia, excesos de controles, incumplimientos, pobres resultados, costos elevados de operación? Estos son algunos de los síntomas que suelen ocurrir en las organizaciones cuando no están alineadas con su razón de ser, es decir están desarticuladas, por lo tanto cada quien jala por su lado…
Cuando nos incorporamos en una empresa, después de acordar las condiciones laborales, la primera pregunta que se plantea el colaborador es ¿cuáles son mis funciones? ¿En que consisten mis responsabilidades, que esperan de mi? Y si la respuesta es vaga o el jefe dice “sobre la marcha te darás cuenta, primero intégrate al grupo de trabajo” es indudable que existe un grave problema de organización y que afecta no solo el desempeño laboral sino la productividad de toda la empresa.
Permítanme explicar, entendemos que la empresa lucrativa que pretende generar utilidades, es una entidad impersonal que responde a su segmento de mercado, proveyendo productos y/o servicios, con el propósito de obtener ingresos, por lo tanto necesita operar una organización eficiente, ágil y flexible para atender las demandas y requerimientos de sus clientes, para ello siempre recomendamos aplicar los siguientes pasos:
Alineación con sus objetivos y procesos
Antes de operar y/o diseñar una organización recomendamos establecer los objetivos principales o resultados esperados por la empresa, para ello existen diferentes metodologías para describir y desplegar los objetivos en la organización una de ellas es el enfoque participativo y sistemático conocida como HOSHIN KANRI, otra que permite definir los objetivos de una manera clara se conoce con el método SMART (Específica, medible, alcanzable, realista y timely-programable) y otra más con la aplicación de las 5 W´s (what, who, how, when, where)
El punto de partida es la necesidad de establecer los objetivos finales, los últimos es decir los para qué, para ello será necesario mapear los procesos de negocios típicamente llamados “core business” lo que nos facilita entender de una manera general general los cómo, a fin de clarificar los pasos habrán de realizarse.
Este ejercicios nos ayudará a establecer las interrelaciones que deben existri entre las responsabilidades, delimitando sus fronteras o límites de acción.
Diseño organizacional
Ahora si podremos iniciar el diseño organizacional que requiere la empresa, aplicando los siguientes principios:
- Equilibrio entre autoridad y responsabilidad. Mucha jerarquía y poca responsabilidad o viceversa. (Tenemos el ejemplo de la milicia, muchos generales y poca tropa)
- Armonía en la coordinación de funciones. En una organización funcional se recomienda una amplitud de rango de supervisión y delegación de 5 x 5, es decir hasta cinco supervisados vs. Cinco niveles jerárquicos, una cantidad mayor la organización se transforma en una entidad burocrática y desarticulada.
- De los objetivos principales podremos establecer los objetivos particulares de cada función, diseñando por supuesto los indicadores de control, ya que nos permita monitorear el avance y grado de cumplimiento.
- De los objetivos se derivan las funciones, y de estas las responsabilidades para el siguiente nivel jerárquico, hasta llegar a los puestos de operación definiendo las actividades necesarias de ejecución, así como también las tareas específicas de cada puesto de trabajo, en este nivel es recomendable definir los estándares de actuación y su métrica de desempeño, relacionado al tiempo y frecuencia de realización.
- Ante la dinámica de los proyectos de mejora y compromisos por innovar los productos y servicios, paralelamente las organizaciones impulsan e implementan iniciativas, habilitando los proyectos con recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a fin de llevarlos a cabo, esto implica un cambio de roles y de mentalidad en los integrantes de la organización al formar grupos multidicsiplinarios, para aprovechar el capital intelectual que dispone la organización.
Colaboración, comunicación, creatividad y compromiso, en suma Cultura Organizacional
No existe una organización sin cultura, unas favorecen al cumplimiento de objetivos es decir están enfocadas a los resultados, a la eficiencia, a la calidad y compromiso en el trabajo, otras se caracterizan por lo contrario, pues inhiben, se resisten, bloquean la colaboración, la innovación, el trabajo en equipo, por ello es muy importante establecer los valores y el código de conducta que permita conseguir la cohesión social con el fin de alinear el comportamiento a los fines últimos de la empresa, solo así podremos impulsar el compromiso y la contribución individual en el trabajo.
Los agentes de cambio y líderes informales serán pieza clave para transformar la cultura organizacional que mediante su ejemplo y gestión del cambio podrán inducir las conductas deseadas, observando siempre el código de ética en el desempeño organizacional.
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